Aktionspreise vorbereiten - ohne Chaos an der Kasse
Eine Rabattaktion ist schnell angekündigt. An der Kasse muss danach aber jedes Detail stimmen: die richtigen Artikel, der vorgesehene Zeitraum, die passende Berechnung und ein nachvollziehbarer Bon. Wer diese Punkte vor dem Start prüft, erspart seinem Team spontane Korrekturen während des Verkaufs.
Schematische Checkliste; die konkreten Aktionsarten hängen von Kassensoftware, Version und gebuchten Modulen ab.
1. Das Ziel der Aktion zuerst festlegen
Beginnen Sie nicht mit der Eingabe eines Prozentsatzes, sondern mit einer klaren Aufgabe. Soll ein einzelner Artikel für einen bestimmten Zeitraum günstiger sein? Geht es um eine feste Kombination, eine Mengenstaffel oder um einen Preis für eine ganze Warengruppe? Je genauer das Ziel beschrieben ist, desto leichter lässt sich später prüfen, ob die Kasse richtig rechnet.
Notieren Sie neben dem Aktionsnamen auch Start, Ende, betroffene Filialen und die verantwortliche Person. Ein Name wie "Herbstaktion 2026 - Heißgetränke" ist im Alltag hilfreicher als eine allgemeine Bezeichnung wie "10 Prozent".
2. Die teilnehmenden Artikel eindeutig bestimmen
Arbeiten Sie mit einer konkreten Artikelliste oder einer sauber gepflegten Artikelgruppe. Ähnliche Namen, doppelte Artikel oder alte Varianten können dazu führen, dass ein Produkt unbeabsichtigt einbezogen oder übersehen wird. Prüfen Sie deshalb Artikelnummer, Bezeichnung und regulären Verkaufspreis gemeinsam.
Bei Varianten sollten Sie jede Ausführung betrachten. Wenn nur eine Größe oder Farbe an der Aktion teilnimmt, muss das für Kassenpersonal und Kunden eindeutig sein. Dasselbe gilt für Pfand, Zuschläge, Beilagen oder andere Positionen, die nicht automatisch rabattiert werden sollen.
3. Aktionsart, Zeitraum und Überschneidungen prüfen
Prozentualer Rabatt, fester Aktionspreis, Staffel oder "X zum Preis von Y" sind unterschiedliche Regeln. Welche davon in Ihrer Installation zur Verfügung stehen, hängt von Kassensoftware, Version und gebuchten Modulen ab. Lassen Sie die gewünschte Regel deshalb für Ihr konkretes System bestätigen.
Bei MplusKASSA ist das Modul Q1020 "Sales & Acties" für die Verwaltung verschiedener Aktionsarten vorgesehen. Die offizielle Produktseite nennt unter anderem Laufzeiten, Filialzuordnung sowie Gruppen-, Staffel- und Setpreisaktionen. Ob das Modul vorhanden und passend eingerichtet ist, sollte vor einer konkreten Anleitung geprüft werden.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen gleichzeitig gültige Regeln. Klären Sie vorab, ob Aktionen miteinander kombiniert werden, ob eine Regel Vorrang hat oder ob bestimmte Kundengruppen einen abweichenden Preis erhalten. Auch Gutscheine und manuelle Rabatte gehören in diesen Test.
4. Vor dem Start einen Testkauf durchführen
Testen Sie nicht nur den Standardfall. Legen Sie einen Aktionsartikel, einen nicht teilnehmenden Artikel und - falls vorgesehen - eine passende Kombination in einen Testvorgang. Kontrollieren Sie die Anzeige an der Kasse, den Gesamtbetrag und die Darstellung auf dem Bon.
Spielen Sie außerdem mindestens einen Grenzfall durch: kurz vor dem Start, nach dem geplanten Ende oder mit einer Menge, bei der die nächste Staffel beginnen soll. Ein kleiner Testaufwand ist meist schneller als eine nachträgliche Korrektur vieler Belege.
5. Das Team mit einer kurzen Information vorbereiten
Das Kassenpersonal benötigt keine lange technische Beschreibung. Eine kompakte Notiz reicht oft aus:
- Wie heißt die Aktion und wie lange gilt sie?
- Welche Artikel oder Kombinationen nehmen teil?
- Woran erkennt der Mitarbeiter den angewendeten Preis?
- Was ist bei einer Rückgabe oder Reklamation zu tun?
- Wer entscheidet bei einem unerwarteten Ergebnis?
Vermeiden Sie nach Möglichkeit, dass Mitarbeiter während der Aktion frei berechnete Rabatte eingeben müssen. Eine vorbereitete Regel ist leichter zu kontrollieren und später nachvollziehbar.
6. Nach dem Ende den Normalpreis kontrollieren
Eine Aktion ist erst beendet, wenn die Kasse wieder den vorgesehenen regulären Preis verwendet. Prüfen Sie deshalb nach Ablauf mindestens einen betroffenen Artikel. Entfernen Sie außerdem veraltete Hinweise an Regal, Theke oder Speisekarte, damit angezeigter und berechneter Preis nicht auseinanderlaufen.
Falls Ihre Software Aktionsauswertungen bietet, betrachten Sie nicht nur den Umsatz. Interessant sind auch die abgegebene Menge, die insgesamt gewährte Preisreduzierung und mögliche Stornos oder manuelle Korrekturen. Umsatz und Ertrag sind dabei nicht dasselbe; für eine wirtschaftliche Bewertung müssen Einkaufspreise und weitere Kosten getrennt betrachtet werden.
Checkliste vor der Freigabe
- Aktionsname, Start und Ende dokumentiert
- Artikelnummern und reguläre Preise kontrolliert
- Aktionsart und mögliche Überschneidungen geklärt
- Filialen, Kassenplätze und Verkaufskanäle festgelegt
- Testkauf einschließlich Bon geprüft
- Rückgabe oder Storno testweise betrachtet
- Team informiert und Ansprechpartner benannt
- Kontrolle nach Aktionsende eingeplant
Unterstützung bei der Vorbereitung
Wenn Sie eine Aktion mit Ihrer Kassensoftware umsetzen möchten, halten Sie am besten Artikelliste, gewünschte Regel, Zeitraum und betroffene Kassenplätze bereit. Wir prüfen dann, welche Funktion oder welches Modul zu Ihrer vorhandenen Installation passt.
Mehr zur Softwareauswahl finden Sie unter MplusKASSA für Handel und Gastronomie. Wenn Sie eine konkrete Aktion planen, senden Sie uns die Eckdaten über das Kontaktformular. Für größere Umstellungen hilft zusätzlich unsere Checkliste zum Kassenwechsel.